Zmiany w zasadach legalizacji zatrudnienia cudzoziemców, które weszły w życie 1 grudnia, otwierają nowy etap regulacji polskiego rynku pracy. Dla firm aktywnie zatrudniających pracowników spoza Unii Europejskiej nowe przepisy nie są jedynie korektą administracyjną, lecz czynnikiem, który już w 2026 roku istotnie wpłynie na model operacyjny, planowanie finansowe oraz strategię kadrową przedsiębiorstw.
Wyższe opłaty administracyjne, rozszerzenie zakresu obowiązków pracodawców i agencji zatrudnienia, a także zaostrzenie kontroli nad procesami legalizacji oznaczają wzrost kosztów zatrudnienia, mniejszą dostępność kandydatów z krajów trzecich oraz zwiększone ryzyka operacyjne dla biznesu. Jednocześnie polska gospodarka – w szczególności sektor logistyki i transportu – pozostaje w dużym stopniu uzależniona od pracy cudzoziemców.
Zależność polskiej logistyki od pracowników zagranicznych
W ciągu ostatniej dekady Polska stała się jednym z kluczowych centrów logistycznych i transportowych w Europie. Dynamiczny rozwój magazynów, centrów dystrybucyjnych, firm transportowych oraz hubów produkcyjnych nie byłby możliwy bez zaangażowania pracowników z zagranicy – przede wszystkim z Ukrainy, Białorusi, Mołdawii, Gruzji oraz krajów azjatyckich.
Analitycy Job Impulse wskazują, że niedobór siły roboczej systematycznie rośnie w wielu branżach, w tym w logistyce, transporcie, obsłudze magazynowej, produkcji oraz e-commerce. Nawet w okresach spowolnienia gospodarczego popyt na pracowników w tych sektorach utrzymuje się na wysokim poziomie, podczas gdy krajowe zasoby pracy nie są w stanie w pełni go zaspokoić.
Dla firm logistycznych pracownicy zagraniczni już dawno przestali być „rozwiązaniem tymczasowym” – stali się strukturalnym elementem modelu operacyjnego.
Nowy porządek prawny: legalizacja pracy jako proces strategiczny
Od 1 grudnia w Polsce obowiązuje zaktualizowany reżim prawny, który istotnie zmienia podejście do legalizacji zatrudnienia cudzoziemców. Kluczowe zmiany obejmują:
- podwyższenie opłat administracyjnych za składanie wniosków i wydawanie zezwoleń na pracę,
- rozszerzenie odpowiedzialności pracodawców za poprawność i terminowość procedur,
- nowe obowiązki dla agencji zatrudnienia, w tym zwiększony zakres raportowania,
- bardziej rygorystyczne kontrole oraz sankcje za naruszenie przepisów dotyczących legalizacji pracy.
W efekcie legalizacja zatrudnienia przestaje być wyłącznie procedurą administracyjną, a staje się pełnoprawnym procesem strategicznym, wymagającym planowania, analizy ryzyk oraz zabezpieczenia odpowiednich zasobów finansowych.
Mniejsza dostępność kandydatów spoza UE
Wzrost kosztów i złożoności procedur legalizacyjnych nieuchronnie wpłynie na dostępność pracowników z krajów trzecich. Dla części kandydatów Polska może stracić atrakcyjność na tle innych rynków UE, gdzie procesy legalizacji są szybsze lub mniej kosztowne.
Dla pracodawców oznacza to:
- wydłużenie czasu obsadzania wakatów,
- konieczność wcześniejszego planowania potrzeb kadrowych,
- wzrost konkurencji o sprawdzonych i doświadczonych pracowników,
- większą zależność od długoterminowych kontraktów zamiast rozwiązań krótkookresowych.
Ryzyka operacyjne dla biznesu w 2026 roku
Nowe przepisy bezpośrednio wpływają na ryzyka operacyjne firm, szczególnie w logistyce, gdzie każda przerwa w dostępności personelu może prowadzić do opóźnień, kar umownych oraz utraty klientów.
Do kluczowych ryzyk należą:
- ryzyko niezgodności dokumentacji i sankcji finansowych,
- wzrost kosztów działów HR oraz obsługi prawnej,
- ograniczona elastyczność w skalowaniu zatrudnienia w okresach szczytowych,
- trudności w szybkim reagowaniu na zmiany popytu.
Firmy, które nie dostosują się do nowych warunków z odpowiednim wyprzedzeniem, mogą stanąć w obliczu niedoboru personelu w kluczowych momentach cyklu operacyjnego.
Strategiczne podejście do legalizacji – nowa konieczność
W nowych realiach legalizacja pracy cudzoziemców powinna być postrzegana nie jako funkcja pomocnicza działu HR, lecz jako element całościowej strategii biznesowej. Oznacza to:
- integrację planowania kadrowego z planowaniem finansowym i operacyjnym,
- budowę długoterminowych modeli zatrudnienia pracowników zagranicznych,
- ścisłą współpracę ze sprawdzonymi partnerami i agencjami,
- inwestowanie w stabilność i lojalność personelu.
Takie podejście pozwala nie tylko ograniczyć ryzyka, ale również zwiększyć przewidywalność procesów biznesowych w długim horyzoncie czasowym.
Co to oznacza dla ukraińskich firm logistycznych?
Dla ukraińskich firm logistycznych działających na rynku polskim lub współpracujących z polskimi partnerami nowe przepisy stanowią istotny sygnał ostrzegawczy. Wymagają one:
- lepszego zrozumienia otoczenia regulacyjnego UE,
- planowania zasobów ludzkich z wyprzedzeniem 12–24 miesięcy,
- dywersyfikacji źródeł pozyskiwania personelu,
- budowy przejrzystych i trwałych modeli zatrudnienia.
W perspektywie średnioterminowej przewagę konkurencyjną zyskają te przedsiębiorstwa, które potrafią przekształcić legalizację pracy z ograniczenia w atut strategiczny, zapewniając stabilność operacyjną, zgodność z przepisami oraz ciągłość procesów logistycznych.
Podsumowanie
Zmiany w zasadach legalizacji zatrudnienia cudzoemców w Polsce nie są wyłącznie przejściowym wyzwaniem, lecz strukturalną transformacją rynku pracy, która będzie kształtować warunki funkcjonowania biznesu w 2026 roku i w kolejnych latach. W sytuacji narastającego niedoboru siły roboczej i utrzymującej się zależności gospodarki od pracowników zagranicznych firmy muszą na nowo zdefiniować podejście do zarządzania personelem.
Dla sektora logistycznego oznacza to jedno: legalizacja pracy staje się strategicznym narzędziem, od którego zależą stabilność, skalowalność oraz konkurencyjność biznesu w Europie.
Czytaj także: CTP inwestuje na Dolnym Śląsku: w Legnicy ruszyła budowa nowego kompleksu przemysłowo-logistycznego
